Cuando una organización vende formación en línea o presencial, la dificultad no procede solo de las herramientas. Proviene sobre todo del reparto de responsabilidades entre ellas.
Moodle, un CRM y un sitio web pueden trabajar muy bien juntos, siempre que no se les pida hacer exactamente lo mismo. Una arquitectura resulta más clara, fiable y fácil de evolucionar cuando cada sistema tiene una función principal.
Moodle: aprender y seguir el progreso
Moodle sigue siendo el núcleo pedagógico. Contiene los cursos, las actividades, los recursos, las evaluaciones, las reglas de finalización y los registros de aprendizaje. También es donde las personas inscritas acceden a su formación y los docentes siguen su progreso.
En esta lógica, un curso Moodle representa generalmente una oferta pedagógica estable. No es necesario duplicarlo cada vez que empieza un nuevo grupo. Los grupos, las cohortes, los métodos de inscripción y, cuando corresponda, una herramienta como Présence Plus permiten distinguir los distintos itinerarios.
El CRM: gestionar la relación y las inscripciones
El CRM conserva la visión operativa y comercial. Conoce a las personas, las organizaciones, las solicitudes, las ofertas, las fechas disponibles y el estado de una inscripción. También puede coordinar los cambios: confirmación, cancelación, traslado a otra cohorte o seguimiento de una solicitud particular.
Cuando se confirma una inscripción, el CRM puede transmitir a Moodle únicamente lo que necesita: crear o localizar la cuenta, inscribir a la persona en el curso adecuado, añadirla al grupo correcto y asociarla al itinerario correspondiente.
El sitio web: informar y facilitar la decisión
El sitio web presenta la oferta al público. Debe explicar claramente los cursos, sus modalidades, fechas y plazas disponibles. También sirve como punto de entrada para las solicitudes de información o el proceso de compra.
Sin embargo, el sitio no necesita conocer toda la lógica interna de Moodle. Puede recibir del CRM las ofertas que deben publicarse y ocultar las que no estén listas, completas o destinadas al público.
Un intercambio basado en API
Las conexiones entre sistemas deberían utilizar sus interfaces oficiales: servicios web de Moodle, API del CRM y API REST de WordPress. Este enfoque reduce las operaciones manuales y evita modificar directamente las bases de datos.
- WordPress presenta la oferta y recoge la solicitud.
- El CRM valida la situación y coordina el proceso.
- Moodle proporciona el entorno pedagógico.
- El sistema de soporte atiende las solicitudes que requieren intervención humana.
Empezar de forma sencilla
Una primera versión no necesita automatizar todos los casos posibles. A menudo es preferible demostrar un recorrido completo con validación administrativa manual y automatizar después, progresivamente, las etapas estables y bien comprendidas.
El objetivo no es acumular tecnologías. Es crear una experiencia coherente para la persona que descubre un curso, se inscribe, participa y obtiene soporte cuando lo necesita.